Contoh Laporan PKL Di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Surabaya

Latar belakang: Eksistensi bangsa Indonesia saat ini tidak dapat dilepaskan dari perjalanan panjang sejarah bangsa itu sendiri. Ini bertolak dari pembentukanbangsa Indonesia sebagai satu kesatuan yang berlangsung karena faktor-faktor historis. Oleh sebab itu, masyarakat seharusnya memiliki kesadaran sejarah yang tinggi. Akan tetapi, realitas yang ada saat ini justru menunjukkan hal yang sama sekali bertolak belakang. Sebagian besar masyarakat Indonesia masih bersikap acuh terhadap sejarahnya sendiri. Masyarakat tidak memiliki kesadaran untuk mempelajari sejarah apalagi memahaminya secara lebih mendalam.

Kurangnya kesadaran sejarah dikalangan masyarakat seringkali membuat sejarah dianggap sebagai masa lalu yang tidak penting dan harus dilupakan. Anggapan tersebut merupakan sebuah pemikiran keliru yang dapat mengakibatkan masyarakat gagal dalam memahami pentingnya belajar sejarah. Padahal, sebuah peristiwa dalam sejarah dapat memberikan pelajaran yang berharga bagi setiap orang. Masyarakat setidaknya dapat memprediksikan akibat dari setiap tindakan yang akan dilakukannya dengan cara bercermin pada peristiwa-peristiwa yang telah berlangsung di masa lampau.

Upaya peningkatan kesadaran sejarah dikalangan masyarakat menjadi hal yang pokok dan merupakan tugas berat bagi seorang ahli sejarah. Ahli sejarah diharuskan mampu menyajikan rekonstruksi peristiwa sejarah yang menarik bagi masyarakat tanpa mengurangi nilai pelaksanaan metode historisnya. Oleh sebab itu, pendidikan dan pembelajaran yang tepat bagi calon ahli sejarah menjadi sangat penting.

Untuk memenuhi kebutuhan akan ahli sejarah yang berkompeten, maka Jurusan Sejarah, Fakultas Ilmu Sosial, Universitas Negeri Malang membuka Program Studi Ilmu Sejarah pada tanggal 5 September 2003. Prodi Ilmu Sejarah memiliki visi dan misi yang bertujuan untuk menciptakan ahli sejarah (peneliti) yang berintegritas, mampu menganalisis dan merekonstruksi fakta sejarah secara kronologis berdasarkan kaidah keilmuan sejarah untuk memahami realitas kekinian dan kecenderungan di masa depan. Selain itu, lulusan Prodi Ilmu Sejarah juga dapat menjadi praktisi yang mampu mengaplikasikan ilmu dan pengetahuan sejarah untuk menjawab kebutuhan masyarakat dalam bidang jasa dan kewirausahaan, seperti halnya arsiparis, jurnalis, pelestari cagar budaya, pamong budaya, penulis populer, dan lain-lain.

Pendidikan dan pembelajaran yang diterima oleh mahasiswa Prodi Ilmu Sejarah selama perkuliahan menjadikan mahasiswa memiliki kompetensi dalam berbagai bidang ilmu sejarah. Akan tetapi, pendidikan dan pembelajaran tersebut hanya terbatas pada taraf teoritis, padahal kebutuhan untuk mengembangkan kompetensi mahasiswa dalam melaksanakan praktik ilmu sejarah sangatlah penting. Oleh karena itulah, mahasiswa diwajibkan untuk melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL). Kegiatan PKL dapat menjadi sarana bagi mahasiswa untuk memenuhi kebutuhan praktek guna menyiapkan diri menjadi tenaga profesional.

Lembaga Kearsipan Jawa Timur merupakan program kebijakan pemerintah dalam rangaka menyelamatkan warisan sejarah bangsa. Arsip dan dokumen yang memiliki nilai sejarah tentunya sangat bernilai penting bagi masyarakat juga para peneliti, untuk itu diperlukan usaha dari pemerintah untuk mengelola arsip dan dokumen-dokumen sejarah juga kesadaran masyarakat untuk ikut berpartisipasi dalam usaha menjaga warisan sejarah tersebut. Sebagai lembaga pendidikan, Universitas Negeri Malang khususnya Prodi Ilmu Sejarah juga perlu untuk berpartisipasi langsung untuk dalam rangka menjaga warisan sejarah melalui program Praktek Kerja Lapangan. Melalui kegiatan ini diharapkan terjadi kesinambungan antara pihak Kearsipan Jatim dan Universitas Negeri Malang khususnya Prodi Ilmu Sejarah sehingga bermanfaat untuk kedua belah pihak.

Tujuan PKL: Adapun manfaat dilaksanakannya PKL di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur adalah sebagai berikut:

Sebagai syarat mahasiswa menyelesaikan studi pada program S1 Ilmu Sejarah Universitas Negeri Malang
Meningkatkan wawasan dan kompetensi mahasiswa dalam dunia kerja, dan mampu melihat peluang masalah serta menyelesaikan masalah yang ada dalam lingkungan kerja.
Mengimplementasikan pengetahuan dan teori yang telah didapat dalam perkuliahan dengan praktik dilingkungan kerja.
Memberikan pengalaman kerja dan meningkatkan kemampuan dalam praktik kerja secara nyata.

Manfaat PKL: Adapun manfaat dilaksanakannya PKL di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur adalah sebagai berikut:

Bagi mahasiswa

Meningkatkan kemandirian berpikir, daya nalar, dan kepekaan mahasiswa terhadap masalah-masalah yang ada di dalam institusi,
Meningkatkan keterampilan dan kemahiran mahasiswa sehingga mampu memecahkan masalah yang dihadapi
Memberikan pengalaman kerja yang nyata, sehingga mahasiswa siap memasuki dunia kerja.

Bagi Universitas Negeri Malang

Membangun hubungan kerja sama yang baik antara Universitas Negeri Malang dengan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia,
Memberikan gambaran mengenai lingkungan kerja di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, sehingga universitas dapat berperan dan menyesuaikan pendidikan serta penelitiannya sesuai dengan tuntutan nyata dari stakehoulder.

Bagi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur

Menciptakan hubungan kerja sama yang baik antara Badan Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur dengan Universitas Negeri Malang,
Memecahkan berbagai permasalahan dalam rangka penyelenggaraan layanan kearsipan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur dengan solusi yang efektif dan efisien,
Menambah kuantitas tenaga kerja guna mempercepat penyelesaian masalah-masalah dalam penyelenggaraan layanan perpustakaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur

Tempat Dan Waktu PKL: Kegiatan PKL ini dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang beralamatkan di Jl. Jagir Wonokromo. No 350. Surabaya, Jawa Timur dan berlangsung selama dua bulan, mulai tanggal 24 September 2018 hingga 16 November 2018 dengan jadwal Senin-Kamis pukul: 07.00-15.00, Jum’at: 07.00-14.30.

Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur
Sumber: pustakawanjogja.blogspot.com

Profil Lembaga/Instansi Tempat PKL: Lembaga Kearsipan Daerah di Provinsi Jawa Timur keberadaannya dimulai dengan dibentuknya Arsip Nasional Republik Indonesia Wilayah Jawa Timur pada Tahun 1997. Sedangkan keberadaan Kantor Arsip Daerah (KAD) yang didirikan berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 10 tahun 1992 merupakan Unit Kearsipan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. Berlakunya Undang-undang Nomor 32 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, kedua lembaga tersebut merger kedalam Badan Arsip Provinsi Jawa Timur yang dibentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah Daerah Nomor 41 Tahun 2000 tanggal 18 Desember 2000 dan diundangkan dalam Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 15 tahun 2001 Seri D.

Selanjutnya dengan berlakunya Peraturan Pemerintah No. 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah, lembaga kearsipan merger dengan lembaga perpustakaan menjadi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 10 tahun 2008 tanggal 20 Agustus 2008. Terakhir dengan lahirnya Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah menjadi landasan hukum terbentuknya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dengan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 64 Tahun 2016.

Tugas dan Fungsi: Tugas Padan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim adalah melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik yaitu di bidang perpustakaan dan kearsipan. Selain itu fungsi Badan Kearsipan Jatim diantaranya yaitu:

Perumusan kebijakan teknis di bidang arsip dan perpustakaan.
Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah.
Pembinaan dan pelaksanaan tugas sesuai dengan lingkup tugasnya.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur.

Visi: Badan Perpustakaan dan Kearsipan Jatim menetapkan visi yang sesuai denagn tugas dan fungsinya yaitu “Jawa Timur Membaca dan Tertib Arsip”

Misi: Untuk mewujudkan vis pembangunan Badan Perpustakaan dan Kerasipam Jatim maka misi telah ditetapkan sebagai berikut:

Membangun sinergi dengan seluruh lapisan masyarakat dan stakeholder untuk meningkatkan pembinaan, pengembangan, pendayagunaan serta pengawasan sumberdaya perpustakaan dan kearsipan di Jatim
Meningkatkan pemsayarakatan dan pelayanan publik di bidang perpustakaan dan kearsipan di Jatim
Meningkatkan kesejahteraan masyarakat melalui budaya baca dan tertib arsip di Jatim
Meningkatkan upaya pelestarian, penyelamatan dan pendayagunaan bahan pustaka dan arsip yang bernilai guna

Wewenang

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan
Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 6 Tahun 2016 tentang Tugas dan Fungsi Unit Kearsipan Perangkat Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Timur
Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 91 Tahun 2016 tentang Pengawasan Kearsipan

Struktur administrasi: Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Timur didasarkan pada Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 64 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

Unsur pimpinan disebut Kepala Dinas. Unsur Pimpinan Menengah terdiri Sekretaris dan 5 (lima) Kepala Bidang, yaitu:

Sekretaris, membawahi:

Kepala Sub Bagian Tata Usaha,
Kepala Sub Bagian Penyusunan Program
Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Bidang Deposit,Akuisisi,Pelestarian dan Pengolahan Bahan Perpustakaan, membawahi:

Kepala Seksi Deposit,
Kepala Seksi Akuisisi dan Alih Media Arsip,
Kepala Seksi Pengolahan dan Pelestarian Bahan Pustaka

Kepala Bidang Pelayanan Perpustakaan dan Informasi, membawahi:

Kepala Seksi Pelayanan Perpustakaan,
Kepala Seksi Pelayanan Ekstensi;
Kepala Seksi Promosi dan Pengembangan Minat Baca.

Kepala Bidang Pengembangan Sumber Daya, membawahi:

Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan
Kepala Seksi Pengembangan Kearsipan
Kepala Seksi Kerjasama Perpustakaan dan Kearsipan

Kepala Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan, membawahi:

Seksi Akuisisi dan Pengolahan Arsip,
Seksi Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip,
Seksi Layanan Kearsipan

Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, membawahi:

Seksi Pembinaan Kearsipan,
Seksi Pemasyarakatan Kearsipan,
Seksi Pengawasan Kearsipan.

Kelompok jabatan fungsional, arsiparis dan pustakawan

Sejarah Singkat Lembaga: Dengan berlakunya Undang-undang No.32 tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah dan Peraturan Pemerintah No.41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah serta Peraturan Daerah Provinsi Jatim No. 10 tahun 2008 tanggal 20 Agustus 2008 tentang Organisasi dan Taat Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Jatim, maka Badan Perpustakaan Provinsi Jatim yang awalnya independen dengan Badan Kearsipan Provinsi Jatim dilebur menjadi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim.

Gedung Depo Arsip: Gedung Arsip Jatim memiliki dua depo atau area penyimpanan yang memiliki luas 500 m2 dengan kapasitas penyimpanan 2.500 meter linier untuk Arsip Statis dan Arsip Inaktif (berusia lebih dari 10 tahun). Arsip sendiri dibedakan berdasarkan asal pencipta arsip dan jenis arsip. Arsip yang berdasarkan asal pencipta terdiri dari:

Arsip Konvensional sebelum tahun 1945
Arsip periode 1945-1949
Arsip pemerintah Jawa Timur
Arsip lembaga vertikal
Arsip BUMD/BUMN
Arsip ormas
Arsip swasta
Arsip perorangan
Arsip hasil produksi

Berdasarakan jenisnya:

Arsip tekstual: 51.135 nomor
Arsip film: 6775 judul
Arsip foto: 111.642 ekspose (negatif, positif dan digital)
Arsip rekaman suara: 906 kaset
Arsip peta/kartografi: 1783 (peta dan gambar teknik)

Seluruh arsip tersebut sudah terinventarisasi dalam bentuk buku inventaris arsip sebanyak 60 judul, buku daftar arsip sebanyak 19 judul, buku guide arsip sebanyak 4 judul dan penerbitan naskah arsip 17 judul termasuk khazanah arsip Jawa Timur.

Gedung Layanan: Di ruang utama gedung ini terdapat display pameran khazanah arsip Jawa timur sejak periode Kolonial Belanda hingga masa kontemporer berupa naskah, foto maupun peta untuk ditampilkan secara umum kepada masyarakat. Beberapa fasilitas penunjang juga disediakan oleh lembaga Kearsipan Jawa Timur untuk keperluan penelitian seperti; ruang layanan arsip (meja baca, sarana Listrik untuk penggunaan notebook) dan almari Katalog yang berisi inventaris arsip, literatur penunjang penelitian dan komputer untuk akses informasi arsip.

Selain itu juga tersedia area publik di antaranya yaitu, Galeri WARAS (Wisata Arsip untuk Anak-anak Sekolah), ruang pemutaran film dokumenter, ruang laktasi, free WiFi, kantin/toko koperasi dan mushola.

Kegiatan PKL: Kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang penulis lakukan di Badan Kearsipan Jatim mencakup Bidang Pengelolaan dan Pemeliharaan Arsip Statis dan Bidang Layanan Publik Selama kegiatan praktik kerja lapangan berlangsung, penulis dibimbing oleh arsiparis dan diberi pengarahan tentang prosedur kegiatan yang mereka kerjakan. Berikut merupakan kegiatan dari praktek magang yang penulis lakukan:

Briefing dan Penyampaian Materi Dari Lembaga Kearsipan Jatim (19 September 2018)

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan. Dalam pengelolaan arsip, terdapat beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan.

Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).

Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.

Dalam kegiatan ini penulis mendengarkan dan mencatat materi yang disampaikan oleh pihak kearsipan. Setelah itu penulis mulai menentukan skema dan membentuk kerangka kerja selama PKL. Dalam penyampaian materi tersebut pihak kearsipan Jatim membagi tugas untuk peserta magang diantaranya ntuk mahasiswa dari Universitas Negeri Surakarta ditempatkan di ruang kelola arsip buku Belanda dan mahasiswa Universitas Negeri Malang ditugaskan untuk mengelola arsip statis kolonial Belanda.

Penyelamatan Arsip/Restorasi Arsip (20 September 2018)

Penyelamatan arsip merupakan kegiatan agar arsip tidak disalah gunakan oleh lembaga atau orang yang tidak mempunyai hak, agar arsip tidak rusak, atau hal-hal lainnya yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip. Aktifitas penyelamatan arsip ini dibagi menjadi beberapa kegiatan diantaranya:

Pengamanan

Pengamanan yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang - orang yang tidak berhak (terutama untuk arsip yang bersifat rahasia). Pengamanan fisik arsip dapat dilakukan dengan cara seperti penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan, penggunaan sistem alarm yang dapat mengamankan dari bahaya dari bahaya penyadapan, sabotase, pencurian, dll

Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan menjaga agar arsip tersebut tidak mudah rusak. Dengan kata lain,kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip diantaranya:

Ruang penyimpanan arsip harus luas, bersih dan terang.
Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar dan dinding/lantai tidak mudah lembab.
Lokasi bangunan berada didaerah aman, jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya.

Fumigasi

Fumigasi adalah suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik arsip secara berkelanjutan dapat dihindari mematikan faktor-faktor perusak biologis dan mensterilkan arsip agar tidak berbau yang dapat mengganggu penciuman serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit bagi manusia.

Ruang Depo Arsip atau ruang penyimpanan arsip Statis
Sumber: Koleksi poto pribadi

Pada kegiatan kali ini penulis diberi kesempatan langsung dalam hal penyelamatan arsip mulai dari pengecekan ruang penyimpanan dan bangunan dari segi kelayakan termasuk penggunaan pendingin 24 jam dan kondisi fentilasi udara, hingga pengecekan secara berkala untuk dokumen arsip statis yang usianya tua seperti arsip kolonial Belanda. Selanjutnya penulis juga melakukan praktek fumigasi yaitu mensterilkan arsip dari faktor-faktor perusak biologis sekaligus menghilangkan bau yang ditimbulkan dari kadar kimia arsip. Untuk pemeliharaan fisik arsip, penulis melakukan praktek penghilangan asam (deacidification) pada kertas arsip, boxs arsip dan pembungkus arsip. Setelah melalui proses penghilangan asam penulis melakukan proses restorasi arsip dengan cara laminasi dan enkapsulasi.

Pengelolaan Arsip Statis (21 September – 19 Oktober 2018)

Penegelolaan arsip statis merupakan suatu kegiatan penanganan arsip statis sejak sebelum arsip dipindahkan ke lembaga arsip yang dalam hal ini merupakan Badan Arsip, hingga disajikan kepada pengguna arsip. Tujuannya adalah agar arsip yang dirawat dan dipelihara dapat ditemukan kembali dan memberikan manfaat kepada masyarakat, pemerintah, instansi, peneliti dan pengguna arsip dalam rangka pelaksanaan kegiatan penelitian. Pengelolaan arsip mencakup kegiatan sebagai berikut:

Akuisisi dan Penilaian Arsip

Akuisisi merupakan kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah lembaga arsip. Pelaksanaannya bisa berupa penyerahan arsip dari lembaga/intstansi atau dari lembaga perorangan. Pada prosesnya secara umum akuisisi dapat dilakukan melalui donasi, transfer dan pembelian (Undang-undang Kearsipan nomor 7/1971). Dalam proses akuisisi hal yang perlu diperhatikan adalah masalah penilaian aspek. Penilaian aspek arsip adalah proses penentuan nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum , keuangan dan nilai evidensial yang berkaitan dengan informasi atau penelitian. Dalam penilaian sendiri ada beberapa hal yang perlu dilalui yaitu:

Seleksi Arsip

Yaitu kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan disimpan dan dipelihara, siapa pengguna arsip tersebut nantinya, apa jenis arsip tersebut: apakah bentuk corak arsip yang ada pada instansi tersebut. Kemudian kegiatan penentuan tipe arsip. Umumnya tipe arsip yang disimpan adalah kertas tetapi ada juga yang menyimpan arsip dalam bentuk media film, negaetif photo, kaset, mikrofilm, atau cetak biru.

Penetuan Nilai Arsip

Yaitu menentukan apakah arsip tersebut mempunyai nilai guna referensi/informasional atau nilai penelitian dll.

Pengolahan Arsip

Pengolahan arsip merupakan bagian terpenting dari seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan arsip statis ini. Kegiatan ini bisa disebut dengan inventarisasi arsip statis. Dalam membuat inventaris arsip ada dua prinsipyang menjadi pedoman yaitu:

Prinsip Asal-usul Arsip “Provenance Fonds”

Menurut prinsip ini arsip dikelola berdasarkan asal-usul arsip/lembaga pencipta arsip yang memiliki otoritas tertinggi. Untuk prinsip pertama ini sebenarnya bisa diketahui pada saat arsip-arsip tersebut diakuisisi atau diserahkan oleh lembaga pencipta arsip. Lembaga pencipta arsip itulah yang menjadi “Provenance Fonds” atau asal-usul arsip tersebut.

Prinsip Aturan Asli “Principal of Original Order”

Menurut prinsip ini, arsip harus diatur sesuai dengan aturan yang digunaakan saat masa dinamisnya. Artinya penataannya harus sama saat arsip-arsip tersebut masih berada di lembaga pencipta. Prinsip ini dapat diterapkan apabila arsip diakuisisi atau diserahkan secara teratur. Umumnya arsip-arsip Indonesia saat diserahkan atau diakuisisi berada dalam kondisi yang tidak teratur dan masih kacau. Oleh karena itu untuk menerapkan dan mereknstruksi sesuai prinsip ini cukup sulit dilakukan. Satu-satunya hal yang bisa menjadi solusi adalah melakukan kembali pendaftaran arsip-arsip yang ada dengan cara mendeskripsi arsip ke dalam kartu fiches.

Ruang kelola penyimpanan arsip statis Dinas
Sumber: Koleksi poto pribadi

Pada kegiatan ini penulis melakukan kelola arsip berdasarkan prinsip “Provenance Fonds” yaitu dengan cara pengelompokan berdasarakan asal-usul pencipta arsip. Kegiatan ini membutuhkan waktu yang cukup lama untuk hasil yang baik. Dari pihak Kearsipan jatim memberikan tugas pengelolaan arsip statis berbahasa Belanda. Hal ini didasarkan melalui ketrampilan berbahasa dasar Belanda yang penulis miliki karena telah menempuh mata kuliah Bahasa Belanda Sumber. Meskipun demikian masih banyak kendala dalam proses pengeloaan arsip Belanda tersebut dikarenakan fisik arsip yang telah rapuh, tulisan yang mulai memudar dan bahasa yang digunakan di dalam arsip tersebut masih merupakan bahasa belanda ejaan lama. Kemudian arsip yang dikelola oleh penulis merupakan arsip dari Regentschap Van kediri atau arsip bekas karesidenan Kediri berjumlah dua boxs. Di dalam boxs tersebut terdapat bergai macam “Fonds” atau asal-usul pencipta arsip diantaranya yaitu: Provinciale Waterstaat (Dinas Pengairan), Dienst Veartsenijkundige (Dinas Peternakan), Irrigatie (Irigasi) dan Heeft Besloten Het College Van Gedeputeerden (Surat Keputusan Dewan Deputi).

Deskripsi Arsip (23 Oktober – 2 November 2018)

Yaitu proses pemberian penjelasan informasi yang terkandung dalam arsip. Pendeskripsian arsip dapat dilakukan dari berkas per berkas bagi arsip yang lengkap dan tertata baik, atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembar per lembar bagi arsip lepas dan tidak utuh. Deskripsi pada kartu fiches menimal memuat unsur-unsur sebagai berikut:

Bentuk redaksi (surat laporan, notulen dan sebagainya)
Isi berkas (memuat isi informasi apa, dari siapa, kapan dan di mana)
Tingkat perkembangan (konsep, tembusan, turunan, asli, dan sebagainya)
Tanggal surat dibuat
Bentuk luar (lembar, berkas, sampul yang menunjukkan volume arsip)
Kondisi arsip, nomor berkas dan nomor identitas

Mengenai deskripsi arsip saat ini sudah dikembangkan melalui pensosialisasian standard internasional deskripsi arsip (International Standard Archival deskription Guide). Standar ini mulai diperkenalkan sejak tahun 1992 dan dimaksudkan untuk mengolah arsip statis yang sudah teratur. Di dalam deskripsi arsip setidaknya memuat 26 unsur yang harus diterapkan. Ke-26 unsur tersebut termasuk dari elemen kelompok deskripsi yaitu:

Pernyataan identitas
Konteks
Isi dan struktur
Syarat akses penggunaan
Bahan-bahan yang ikut menyatu
Catatan

Melalui deksripsi ini akan terlihat gambaran ketika yang dijalanai sebuah lembaga. Kemudian dibuatkan susunan kegiatan yang akan menggambarkan sebuah skema guna untuk pengaturan arsipnya. Berdasarkan skema inilah pengaturan fisik arsip dilakukan. Namun oleh karena sering dialami kesulitan dalam rangka pembuatan skema pengaturan arsip agar bisa asli sesuai dengan aturan aslinya, maka sebagai alternatif pemecahan bisa dilakukan dengan mengatur arsip sesuai dengan struktur organisasi dari lembaga pencipta arsip tersebut saat arsip-asrsip itu diciptakan. Atau apabila tidak diketemukan struktur dan fungsi arsip, pengaturan arsipnya dapat dilakukan sesuai dengan masalah atau nama kegiatan dari arsip-arsip yang sedang diolah. Hasil deksripsi tersebut kemudian dituangkan dalam bentuk inventaris arsip.

Dalam kegiatan deskripsi arsip seperti yang telah dijelaskan di atas, penulis mengalami beberapa kesulitan terutama dalam membuat skema pengaturan arsip sebagaimana ketentuan aslinya. Hal itu dikarenakan untuk pengelolaan arsip statis berbahasa Belanda sedikit lebih rumit untuk menemukan informasi yang detail, sebagai alternatif penulis mengelompokkan berdasarkan tema arsip tersebut seperti: Kesehatan (Gezondheid), anggaran (Begrooting), pajak, surat peraturan dll. Contoh:

Tema : Surat Peraturan
Surat dari : Het College B&W Burgmeester
Kepada : Stadsgemeenteraad Van Kediri
Onderwerp : Voorstel Tot Vaaststelling Van Verordening to Het Tegangen Van Uittokenen tot Het Plegen Van Ountoucht
Tentang : Proposal peraturan untuk mencegah tindakan pencabulan
Kediri 2 Desember 1941 (6 lembar, asli, baik, bahasa Belanda.)

Setelah melalui proses terebut penulis melakukan inventarisasi arsip. Pertama penulis mengelompokan arsip berdasarakan tema dan dari daerah mana arsip itu berasal sekaligus membuat deskripsi sederhana mengenai informasi arsip menggunakan kertas kecil dan ditulis dengan pensil,kegiatan ini membutuhkan waktu yang lumayan lama. Selanjutnya penulis membuat deskripsi arsip melalui kolom-kolom di microsoft excel dari arsip yang telah dikelompokkan dan di deskripsikan secara sederhana dalam rangka inventarisasi. Selanjutnya penulis memberi kode terhadap arsip yang telah di inventarisasi sebelum dimasukkan ke dalam boxs arsip.

Memberikan Materi Kepada Mahasiswa Lain (30 Oktober 2018)

Dalam kegiatan ini pihak Kearsipan Jatim memberi kesempatan bagi penulis untuk memberikan materi sederhana tentang pengelolaan arsip kepada mahasiswa UNESA selama seminggu. Materi yang penulis berikan beradasarkan dari pengalaman selama magang di dinas Kearsipan Jatim. Materi tersebut berkaitan dengan penyelamatan arsip, pengelolaan arsip statis dan deskripsi arsip. Tetapi materi mengenai pengolahan arsip lebih banyak karena merupakan bagian paling penting. Setelah memberikan materi, penulis memberikan box berisi arsip statis berbahasa Belanda untuk melakukan praktek langsung sekaligus pengarahan mengolah arsip statis mulai dari mengelompokkan berdasarakan tema, menentukan siapa pencipta arsip hingga pendeskripsian dll kepada mahasiswa lain.

Layanan dan Referensi (5 November – 16 November 2018)

Pelayanan dan referensi merupakan kegiatan untuk memberikan pelayanan dokumen. Pelayanan referensi menjadi akhir dari seluruh proses manajemen kearsipan statis. Kegiatan ini menjadi jembatan penghubung antara Badan Arsip selaku pelayan masyarakat dengan penguuna arsip itu sendiri maupun peneliti. Pada bagian ini baik buruknya citra dan kredibiltas Badan Arsip sebagai lembaga akan diuji. Kebehasilan layanan referensi sangat ditentukan oleh keberhasilan pengolahan dan pemeliharaan/perawatan arsip. Koordinasi antar unit yang terkait amat duperlukan satu dengan lainnya. Layanan yang baik akan mendapat kepercayaan dari masyarakat, oleh sebab itu perhatian yang serius terhadap fungsi ini perlu mendapatkan dukungan dari pimpinan lembaga. selain itu keberhasilan pelayanan referensi arsip perlu didukung faktor-faktor sebagai berikut:

Ruang baca arsip
Sarana bantu temu balik arsip
Perpustakaan
Alat bantu baca arsip terutama untuk arsip mikrofilm, rekaman dan arsip audio visual.
Ruang baca khusus (peta, photo, dan arsip non kertas)
Ruang konsultasi
Loker
Ruang staf pelayanan
Ruang transit arsip
Sistem pengamanan

Ruang layanan arsip untuk pengunjung
Sumber: Koleksi poto pribadi

Mengenai masalah kebijakan akses arsip dalam rangka menjaga keamanan fisik dan informasi arsip perlu digariskan dengan tegas. Karena di Indonesia belum ada Undang-undang yang membatasi kebebasan akses informasi. Untuk itu pimpinan lembaga lembaga perlu membuat aturan main tertulis, terutama berkaitan dengan dapat tidaknya arsip tersebut untuk diakses oleh lembaga/individu selain lembaga pencipta arsip atau seizin lembaga tertentu yang berkaitan dengan masalahnya.

Kegiatan yang penulis lakukan disini adalah memberi arahan kepada pengguna arsip yang akan melakukan penelitian dan berperan sebagai konsultan pada pengguna dan pembaca arsip, termasuk memberikan pelayanan sarana bantu baca arsip. Penulis juga membantu anggota layanan arsip dalam hal penataan buku inventaris, menerima tamu dan mengambil berkas arsip di gedung depo arsip.

Permasalahan dan Pemecahannya

Selama menjalani proses Praktek Kerja Lapangan, penulis mengalami beberapa kendala dan permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pengelolaan arsip baik di Bidang Pengelolaan Arsip maupun di Bidang Layanan. Beberapa permasalahan tersebut diantaranya yaitu:

Pengelompokan dan Pengkodean Arsip: Dalam kegiatan deskripsi arsip penulis mengalami beberapa kesulitan terutama dalam membuat skema pengaturan arsip sebagaimana ketentuan aslinya. Hal itu dikarenakan untuk pengelolaan arsip statis berbahasa Belanda sedikit lebih rumit untuk menemukan informasi yang detail. sebagai alternatif pemecahan bisa dilakukan dengan mengatur arsip sesuai dengan struktur organisasi dari lembaga pencipta arsip tersebut saat arsip-asrsip itu diciptakan. Atau apabila tidak diketemukan struktur dan fungsi arsip, pengaturan arsipnya dapat dilakukan sesuai dengan masalah atau nama kegiatan dari arsip-arsip yang sedang diolah. Hasil deksripsi tersebut kemudian dituangkan dalam bentuk inventaris arsip. Dengan alternatif tersebut pada akhirnya penulis mengelompokkan berdasarkan tema arsip tersebut seperti: Kesehatan (Gezondheid), anggaran (Begrooting), pajak, surat peraturan dll. Contoh:

Kurangnya Keahlian Berbahasa Belanda: Permasalahan lainnya yang sering menjadi kendala penulis dalam melakukan Praktek Kerja Lapangan khususnya dalam proses pengelolaan arsip adalah kurangnya wawasan mengenai Bahasa Belanda. Baik dari mahasiswa maupun dari pihak arsiparis Badan Kearsipan Jatim. Terhitung hanya ada dua orang yang menguasai pengelolaan arsip statis Berbahasa Belanda. Selain itu, meskipun penulis telah menempuh matakuliah Bahasa Belanda Sumber hal itu dinilai masih belum cukup untuk menghadapi arsip-arsip berbahasa Belanda karena bahasa Belanda yang digunakan merupakan bahasa Belanda ejaan lama ditambah minimnya pengarahan dari mentor menjadi sebuah kendala.

Pada akhirnya alternatif yang diambil untuk permasalahan ini yaitu dengan belajar mandiri menerjemahkan manual. Penulis melakukan penerjemahan teks Belanda ke dalam bahasa Inggris untuk mencari padanan kata yang tepat baru setelah itu penulis menerjemahkannya ke dalam Bahasa Indonesia. Bagi pihak Badan Kearsipan diharapkan menambah pekerja dengan wawasan bahasa Belanda atau berkolaborasi dengan lembaga kampus untuk pengelolaan arsip statis khusus bahasa Belanda. Hal ini sangat penting mengingat arsip yang ada di Badan Kearsipan Jatim tidak hanya berbahasa Indonesia melainkan Bahasa Belanda juga.

Kesimpulan: Kegiatan Praktek Kerja Lapangan adalah kegiatan mahasiswa yang sudah menjadi salah satu mata kuliah wajib yang harus diikuti oleh mahasiwa yang sudah memenuhi syarat. Dalam hal ini tentu setiap jurusan mempunyai mitra-mitra tersendiri untuk tempat magang bagi para mahasiswanya. Seperti halnya di Jurusan Ilmu Sejarah, Badan Kearsipan Jawa Timur menjadi salah satu mitra yang pertama kali untuk kegiatan Praktek Kerja Lapangan Jurusan Ilmu Sejarah Universitas Negeri Malang. Badan Kearsipan Jawa Timur merupakan suatu instansi atau lembaga kearsipan yang bertanggung jawab mengenai urusan menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip statis dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah, Swasta dan Perorangan yang memiliki nilai historis Indonesia.

Menurut UU No 43 Tahun 2009 pasal 1 tentang kearsipan yang menerangkan bahwa: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Praktek Kerja Lapangan yang dilaksanakan di Badan Kearsipan Jatim dilakukan dengan tiga tahapan pertama, di Bidang Penyelamatan Arsip Inaktif yang meliputi kegiatan record management, tata cara pengolahan arsip inaktif meliputi kegiatan akusisi arsip, pengolahan arsip tekstual dan media baru, restorasi arsip tekstual dan peta serta teknik dan praktek fumigasi.

Dari hasil magang dapat penulis simpulkan bahwa semua yang dapat kita terima sebagai ilmu dan pengetahuan baru mengenai arsip khususnya serta bagaimana penulis harus bekerja dan bersikap menghadapi sebuah arsip. Dan dapat penulis simpulkan mengenai arsip dan fungsi dari lembaga arsip bahwa, keduanya merupakan aset penting di masa depan bangsa.

Saran: Banyak hal yang penulis dapatkan dari kegiatan Praktek Kerja Lapangan yang telah penulis laksanakan selama dua bulan di Badan Perpustakan dan Kearsipan Jatim, saran yang mungkin bisa disampaikan dari penulis diantaranya:

Untuk meningkatkan kinerja para pegawai di Badan Kearsipan Jatim, baik pegawai struktural maupun fungsional harus sesuai dengan bidangnya masing-masing sehingga tercapai sebuah lembaga yang baik.

Untuk bagian layanan, akan lebih baik jika pegawai layanan lebih interaktif dengan para pengunjung agar pengnjung merasa nyaman ketika berkunjung dan tidak bingung ketika harus mencari arsip, karena beberapa pengunjung ada yang tidak mengetahui cara mencari arsip melalui katalog.

Untuk fasilitas WIFI sangat diperlukan bagi karyawan ataupun pengunjung untuk mencari informasi penting yang dibutuhkan sewaktu-waktu sehingga diharapkan WIFI bisa selalu digunakan tanpa ada gangguan. Selain itu sebaiknya komputer perlu di check kelayakannya terutama dalam perangkat hardware dan antivirus untuk kenyamanan pengunjung.

Untuk Sub Bidang Jasa Kearsipan agar segera memberikan pelayanan katalog secara komputerisasi agar lebih membantu para pengunjung. Selain itu mungkin bisa menempatkan minimal 2 konsultan sejarah untuk keperluan penunjang akademik dan penelitian.